PM' Testez vous - QCM 1

Après avoir laissé de côté ce Blog pendant plus d'1 an, et à la demande de plusieurs internautes, j'ai décidé de le ranimer !!!
Je publierai désormais régulièrement des QCM pour vous aider à préparer le CAPM© ou le PMP©. Je vous communiquerai ensuite les réponses avec des commentaires.
Les questions et réponses sont en français avec lorsque cela est nécessaire la coorespondance en anglais - ou plus exactement en "PMI-english" de certains termes. Dans cette démarche je me suis efforcé d'utiliser la même terminologie que dans le "Guide du Corpus des connaissances en management de projet - 3eme édition " qui n'est ni plus ni moins que la traduction française du PMBOK© !


QCM 1

Management des Ressources Humaines du Projet

1 - Comment appelle t-on l'unité chargée de centraliser et de coordonner le management des projets au sein d'une organisation :
- a - Organisation par projet / projectized organization
- b - Bureau des Projets / project management office
- c - Equipe Projet / project team
- d - Unité commanditaire / Sponsor unit

2 - Vous devez sélectionner le futur membre de votre équipe projet. Après avoir obtenu le CV des membres potentiels et discuté avec leur hiérarchie lequel de ces critères ne devez vous pas prendre en compte pour sélectionner votre équipe.
- a - la motivation personnelle
- b - l'expérience passée
- c - les compétences techniques
- d - le salaire


Management des délais du Projet

3 - 6 tâches sont planifiées pour être effectuées séquentiellement . Chaque tâche a une liaison fin - début avec la tâche suivante.Chaque tâche a une marge totale ("total float") de 1 jour. Les tâches 1, 2, et 3 ont été réalisées dans les délais .
Quelle est pour chaque tâche de l'échéancier la marge totale.

- a - Trois jours
- b - Un jour
- c - Zéro
- d - Quatre jours

4 - Laquelle des techniques suivantes est une technique de simulation :
- a - analyse PERT
- b - analyse GERT
- c - analyse Monte Carlo
- d - méthode du chemin critique ("critical path method")

Management de l'intégration du projet

5 - Le commanditaire de mon projet est très peu disponible. Dans la mesure où lui et moi connaissons parfaitement ce qui doit être fait dans ce projet, est-il vraiment nécessaire de rédiger une Charte du projet ("project charter"):
- a - Rédiger une charte du projet n'est pas obligatoire. Tout dépend de la taille de l'organisation
- b - Une charte du projet est indispensable seulement lorsqu'une partie de la réalisation du projet est confiée à un prestataire
- c - Une charte du projet devrait être toujours rédigée, même si celle-ci se réduit à un document succinct
- d - Une charte du projet n'est nécessaire que lorsque le chef de projet ne comprends pas les objectifs du projet

(... à suivre ...)

Gestion des coûts

Comme pour la Gestion des Délais, la Gestion des Coûts (Cost Management) est une partie du PMBOK© qui peut faire peur à de nombreux candidats. Il est vrai que les techniques liées à la valeur acquise (earned value), ne sont pas le pain quotidien de la plupart des chefs de projet. Pourtant, que l'on se rassure, inutile d'être un expert financier pour réussir les questions touchant à ce domaine. Comme pour la partie gestion des délais, il suffit pour cela de bien assimiler le PMBOK ©, de mémoriser quelques formules et de faire un certain nombre d'exercices. Ces domaines "coûts" et "délais" sont d'ailleurs très imbriqués et je recommande de les étudier simultanément.
Le domaine "Management des coûts du projet" comprend 3 processus :
- "Estimation des coûts" : détermination d'une valeur approximative des coûts des ressources nécessaires à l'achévement des activités du projet
- "Budgétisation" : agrégation des estimations des coûts d'activités individuelles ou des lots de travail afin de fixer une référence de base des coûts
- "maîtrise des coûts" : pour influencer les facteurs générateurs d'écarts de coûts et maîtriser les modifications du budget du projet

Parmi les points à retenir :

Estimations des coûts :

Estimation par analogie (utilise le jugement d'expert)
Avantage : rapide, moins coûteuse,
Inconvenient : peu précis, très difficile lorsque le projet comporte une grande part d'incertitude,

Estimation ascendante ("bottom up") :
Avantage: plus précise que l'estimation par analogie, l'équipe est davantage impliquée
Inconvénient : demande du temps et du budget, parfois l'équipe a tendance à gonfler les estimations

Estimation paramétrique : cette technique part d'une relation statistique entre des données historiques et d'autres variables . Sa fiabilité dépend du degré de sophistication du modèle utilisé et des données sous jacentes.

Gestion des délais

Cette partie du PMBOK peut effrayer certains candidats car elle aborde les techniques de planifications : diagramme réseau, Gantt, chemin critique etc .... Mais, il n'est pas nécessaire d'être un expert de MS Project pour réussir ce volet de l'examen. Il suffit de bien lire et relire cette partie du PMBOK faire de nombreux exercices (cf. bibliographie suggérée). A mon avis, dans ce domaine, les questions faisant appel à des calculs ou à des connaissances précises, il y a beaucoup moins de risque d'ambiguité par rapport aux domaines de connaissance tels que Communication Management ou Human Resources Management .
Le domaine Gestion des Délais comprend les processus nécessaires pour s'assurer que le projet contient tout le travail requis - et uniquement celui-ci, pour assurer la bonne fin du projet. Ces processus sont les suivants:
- identification des activités
- séquencement des activités
- estimation des ressources nécessaires aux activités
- estimation de la durée des activités
- élaboration de l'échéancier (schedule)
- maîtrise de l'échéancier

Parmi les points clés :

- outils et méthodes de séquencement des activités:
1) La méthode des antécédents: "precedence diagramming method" ou "Activity on node diagramming"
- > c'est la méthode la plus utilisée notamment dans les logiciels de gestion de projet. Plusieurs questions peuvent faire appel à cette méthode
2) La méthode du diagramme fléché : activity on arrow diagramming. Très peu usitée...sauf dans le PMBOK !
- Diagramme à barres ou diagramme de GANTT
Bien connu des utilisateurs de MS project et autres outils .. sauf que le vrai diagramme de Gantt n'indique par les liens entre activités.

– Différentes relations logiques entre activités:
•Fin Début : L' activité indépendante doit être terminée pour que puisse démarrer l'activité dépendante
•Début Début : L'activité indépendante doit commencer avant que puisse démarrer l'activité dépendante
•Fin Fin :L'activité indépendante doit être terminée avant que soit terminée l'activité dépendante
•Début Fin : L'activité indépendante doit commencer avant que l'activité dépendante soit terminée (très rare en pratique !)

PERT (Program evaluation and review technique) : ce n'est pas un digramme réseau du moins dans la terminologie PMI mais une formule de calcul - assez peu utilisée - pour estimer la durée d'une tâche: (P + 4M + 0)/6
où P est l'estimation pessimiste, O optimiste, et M (most likely) la plus probable.

- Chemin critique : c'est le chemin le plus long dans un diagramme réseau et c'est lui qui détermine le délai le plus court pour réaliser le projet (un projet peut contenir plusieurs chemins critiques)
- la méthode du chemin critique (critical path method) est une technique d'analyse du diagramme réseau pour déterminer la marge possible (notion de flexibilité de l'échéancier) sur divers chemins du diagramme réseau et cela dans le but d'évaluer la durée minimale du projet.

Quelques exemples de questions :

Le client vous demande de terminer le projet 1 mois plus tôt que prévu dans le planning initial. Quelle est la meilleure chose à faire pour vous :
1) comprimer les délais (technique du "crashing" )
2) refuser ce changement qui n'a pas été validé dans le planning initial
3) exécuter en régime accéléré ("fast tracking"). nb la traduction officielle dans le PMBOK français est "exécution accélérée par chevauchement"... (gloups!)
4) informer le client de l'impact du changement

Si l'estimation optimiste pour une tâche est de 10 jour, la pessimiste est de 16 jours, quelle est l'estimation la plus probable :
1) 15 jours
2) 13,5 jours
3) 11 jours
4) impossible à déterminer avec les éléments de la question


(à suivre ...)

Gestion du contenu du projet

Cette partie du PMBOK couvre tout ce qui touche au contenu du projet:
- la création du plan de management du contenu, lequel est une des composantes du plan de projet
- la définition du contenu qui aboutit à l"énoncé du contenu du projet"("project scope statement"), qui peut s'assimiler à la phase de réalisation du cahier des charges du projet
NDLR du 30/03/06: "Project scope statement" est bien traduit par cahier des charges dans le PMBOK edition 2000 alors que dans la dernière traduction lui est préferré "énoncé du contenu du projet". De mon avis, et après discussion avec des collègues du PMI la traduction la plus précise serait "cahier des charges fonctionnel"
- la création de la Structure de Découpage du Projet (SDP)
Nota: la SDP est la traduction dans la 3eme édition du PMBOK de WBS ("Work Breakdown Structure) alors que dans la précédente traduction était préféré le terme à mon avis plus parlant et plus usité d'OT (Organigramme des Tâches)
- la vérification du contenu qui aboutit à l'acceptation des livrables ou à des demandes de modifications
- enfin, cette partie se termine pour le processus de maîtrise du contenu ("scope control") qui englobe l'étude et la gestion des modifications.
Cette partie du PMBOK est relativement facile dans la mesure où les concepts énoncés sont effectivement utilisés dans la plupart des projets.

Parmi les points clés :
- distinguer le contenu du projet du contenu du produit
- la mauvaise définition du contenu/périmètre est la principale raison d'échec des projets
- la structure de découpage du projet ("WBS") : c'est le travail que l'équipe projet doit exécuter, le SDP est décomposé en "lots de travail" ou workpackage . Ce qui n'est pas dans le WBS ne fait pas parti du projet.
Il est à noter qu'un WBS peut être réutiliser pour des projets similaires.
Important: ce n'est pas le chef de projet seul qui créée le WBS mais l'ensemble de l'équipe projet doit y contribuer.
- la maîtrise du contenu (scope control) :
la 1ere chose à faire est obtenir l'accord des parties prenantes concernées pour autoriser un budget et un délais nécessaire à l'évaluation du changement .Cette évaluation doit analyser les effets du changement sur les autres parties du projet. Dés lors que les effet du changement sur le périmètre, le coût et les délais du projet sont déterminés ont peut justifier ou non l'intérêt du changement.
Si c'est justifié, ce sont alors les partie-prenantes concernées qui autorise ou non le changement. Dans ce cas le changement est intégré dans une mise à jour du plan du projet.

Quelques exemples de questions:

Pour quel besoin une Structure de Découpage de Projet peut elle être utilisée :
a) pour montrer les différents jalons du projet
b) pour expliquer l'intérêt du projet d'un point de vue économique
c) pour communiquer avec le client
d) pour présenter l'organigramme des différentes directions impliquées dans le projet

Dans lequel de ces exemples est il question de vérification de contenu (scope verification) :
a) on décompose la Structure de Découpage de Projet au niveau du lot de travail
b) on effectue des modifications par rapport au planning
c) on passe en revue les performances d'un module du logiciel à la fin de la phase développement
d) on identifie les leçons apprises (lessons learned)



(dernière mise à jour 30/03/2006)

Gestion de l'intégration du projet

La gestion de l'intégration du projet (Project Integration Management) est le premier des domaines de connaissance étudié par le PMBOK©.
Cette partie présente l'ensemble des fonctions qui permettent la bonne coordination des différents éléments du projet.
A mon avis c'est la partie du PMBOK© la moins évidente. Je conseillerais d'en faire d'abord une première lecture puis de l'étudier en détail après avoir lu attentivement le reste du PMBOK©
Les domaines couverts par la gestion de l'intégration sont :
- la réalisation de la charte du projet
- l'élaboration d'une première definition du contenu du projet
- l'élaboration du plan de projet
- la conduite du projet en phase d'exécution (Direct and manage project execution)
- la surveillance et la maîtrise du travail réalisé dans le projet
- la maîtrise intégrée des changement (Integrated change control)
- la clôture du projet

Parmi les changements de la 3eme édition du PMBOK©. par rapport à la précente l'intégration dans ce domaine des processus "Elaborer la charte du projet" et "l'élaboration de l'énoncé préliminaire du projet" qui étaient pour le premier inclu dans le domaine "Gestion du contenu du projet" et pour le second absent du PMBOK©.

Parmi les point clés à retenir de "Gestion de l'intégration du projet" :

- la charte du projet : elle permet de reconnaître l'existence du projet, donne autorité au chef de projet. Elle n'émane pas du chef de projet mais d'un responsable hiérarchique de l'organisation
- le rôle du chef de projet pendant la phase d'exécution : à la différence des membres de l'équipe qui réalisent les tâches, du sponsor qui s'assurent que le projet ne manquera pas de ressources, le chef de projet doit s'assurer de la bonne intégration de l'ensemble des éléments du projet
- la maîtrise intégrée des changements : le chef de projet doit prévenir les changements qui ne sont pas nécessaires et il détecter le plus en amont possible les facteurs qui peuvent amener à demandes de changements
- le système d'autorisation des travaux (work authorisation system) : pendant la phase d'exécution, un système d'autorisation des travaux est utilisée pour coordonner QUAND et DANS QUEL ORDRE le travail doit être effecturé.C'est une procédure formelle qui permet d'éviter notamment le "gold plating " (terme que je traduirai imparfaitement par "dorure" , c'est à dire l'ajout de fonctions supplémentaire qui ne figurent pas dans le périmètre du projet)

Quelques exemples de questions :

Qu'est qui decrit le mieux un plan de management de projet :
1) le cahier des charges
2) un diagramme de gantt
3) un ensemble de plans parmi lesquels le plan de management des coûts
et le plan de management des risques
4) la charte du projet, le cahier des charges et le calendrier du projet

Le PMBOK©

Le PMBOK (Project Management Book of Knowledge) est en quelque sorte la "bible" de tout candidat aux certifications du PMI. Par son tirage, le PMBOK est d'ailleurs un des best sellers mondiaux puisque plus de 1 million d'ouvrages sont actuellement en circulation !
Le PMBOK n'est pas une manuel d'initiation à la gestion de projet, voire un guide méthodologique. Elaboré par des praticiens du management de projet sous l'égide du PMI, il formalise un ensemble de bonnes pratiques destinées à faire progresser la profession. Les connaissances et les méthodes présentées dans le PMBOK sont applicables à la majorité des projets de toutes tailles et tous secteurs d'activités.
La 1ere édition du PMBOK remonte à 1996 et a ensuite fait l'objet d'une 1ere ré-édition en 2000.
La 3eme édition du PMBOK© publiée en 2004 est celle sur laquelle sont basées les examens du PMP© et du CAPM© depuis septembre 2005.
Le PMBOK a fait l'objet de traductions officielles en plusieurs langues dont le français. La traduction française "Corpus des Connaissances en management de projet" est disponible auprès du PMI © (sur leur site) ou en contactant un des chapître français du PMI©.
Cette 3eme et dernière édition est considérablement enrichie par rapport à la précédente (388 pages contre 218 pour l'édition française).
La traduction française peut paraître un peu "lourde" pour le lecteur mais il ne s'agit en rien de lourdeur liées à une traduction approximative. Au contraire les traducteurs ont voulu être extrèmement précis dans les termes au détriment de la qualité "littéraire" du texte ...

Contenu du PMBOK

le PMBOK est composée de 2 parties (suivies d'annexes reprenant notamment les évolutions par rapport aux précédentes éditions et un interressant lexique de la gestion de projet)

- 1ere partie : cadre du management de projet
Après une introduction reprenant le contenu de l'ouvrage, les compétences nécessaires pour manager un projet, présentation du cycle de vie d'un projet, de la notion de partie-prenantes (stakholders) dans un projet, puis de l'impact de l'organisation de l'entreprise dans la gestion des projets (fonctionnelle, matricielle, par projets). Puis le PMBOK aborde les processus dans la gestion de projet.
D'abord les grands groupes de processus: démarrage / planification / exécution / surveillance et maîtrise ("contrôle" dans l'édition précédente)/ clôture.
Puis les processus qui compose chacun de ces groupes : description de processus / données d'entrées / données de sortie (à ce niveau la présentation est très schématique car ces processus sont détaillés dans la 2eme partie de l'ouvrage)
exemple : dans le groupe de processus démarrage, le processus "Elaborer la charte du projet" reprend :
en entrée : 1- contrat 2 - énoncé des travaux du projet 3- facteurs environnementaux de l'entreprise - 4 actif organisationnel et en sortie 1 - Charte du projet
Au total 44 processus sont repris :
- démarrage : 2 processus
- planification : 21
- exécution : 7
- surveillance et maîtrise : 12
- clôture : 2
Chacun de ces processus s'intégre dans une discipline de la gestion de projet (cf. ci-dessous)

- 2eme partie - Domaines de connaissance en management de projet

C'est le gros morceau du PMBOK : 228 pages !
Cette parties étudie chacune des disciplines de la gestion du projet : management de l'intégration du projet / management du contenu du projet / management des coûts du projet / management des délais du projet / management de la qualité du projet / management des ressources humaines du projet / management des communications du projet / management des risques du projet / management des approvisionnements du projet.
Un chapître est consacré à chacune de ces disciplines sous forme d'une analyse détaillée des processus et des interactions entre ces processus.
Par exemple : le processus "Elaborer la charte du projet" est repris dans le domaine de connaissance "management de l'intégration du projet".


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Contenu de l'examen et stratégie de préparation

Le contenu des examens

Les examens du PMI® se déroulent sous forme de QCM:
- 200 questions pour le PMP® - durée 4 heures
- 150 questions pour le CAPM® - durée 3 heures
(Il y a 4 choix possible par question)
Ces examens ont été conçus non seulement pour évaluer les connaissances en matière de techniques de management de projets mais également le savoir faire des candidats et sa capacité à mettre ses connaissances en pratique. C'est particulièrement vrai pour le PMP® qui s'adressant à des chefs de projets expérimentés comporte de nombreuses questions de mise en situation. Le CAPM® concernant davantage les nouveaux entrants dans la profession voire des étudiants en fin de cycle comporte surtout des questions relatives aux connaissances.
Les questions de l'examen PMP s'articulent autour des 6 domaines du management de projet tels que définis dans le PMBOK® :
- initiation 8,5 %
- planification 23,5 %
- exécution 23,5 %
- contrôle 23 %
- clôture 7 %
- responsabilité professionnelle 14,5 %
(en % des questions)
Les questions de l'examen sont constamment revues et le score a obtenir pour être reçu peut également évoluer sachant que normalement d'un passage à l'autre le degré de difficulté de l'examen est censé rester inchangé.

A titre d'information, dans la dernière version de l'examen - mise en oeuvre en septembre 2005 - sur 200 questions, 175 comptent dans le calcul du score, les 25 restantes servant de "tests" pour les examens à venir (les candidats n'ont pas évidemment connaissance des 25 questions concernées). Dans cette dernière version pour réussir il faut répondre correctement à 61 % de ces 175 questions. Une bonne préparation s'impose donc si on ne veut pas être recalé (environ 70 % des inscrits auraient obtenu le PMP® en 2004).

Quelle préparation pour un candidat francophone ?

Si vous n'avez pas où très peu de pratique de la langue anglaise il est très difficile de poursuivre dans cette voie et il est préférable de vous orienter vers une certification francophone (délivrée par l'AFITEP). Certes pour l'examen les candidats francophone peuvent bénéficier d'une traduction en français mais il n'existe pas de supports de préparation 100 % en français.
Si vous vous débrouillez correctement en anglais écrit sans pour autant être "fluent" (niveau < 2), c'est tout à fait jouable. Le choix entre PMP et CAPM se fera en fonction de votre expérience, sachant évidemment que le PMP est certes moins facile mais bien plus reconnu que le CAPM.
L'idéal, si votre entreprise vous l'offre, est évidemment de s'inscrire à une préparation auprès des quelques organismes qui diffusent des stages de préparation aux examens (liste sur le site www.pmi.org). Sinon prenez votre courage à deux mains et lancez vous dans une préparation individuelle. Toutefois, le PMI exigera de vous avant de valider votre dossier d'inscription que vous ayez suivi l'équivalent de 35h (23h pour le CAPM) de formation en Management de Projet. Cela étant ils sont très souple, la formation pouvant avoir lieu soit par un organisme, soit en interne , soit par e-learning. Une simple initiation au management de projet et par exemple un stage MS Project sont out à fait suffisant.

phase 0

Demander votre lettre d'éligibilité pour passer l'examen. La démarche est indiquée sur le site www.pmi.org .
Vous devrez dans votre dossier apporter la preuve de votre expérience en tant que chef de projet et justifier de votre formation de base en gestion de projet . Attention : il vaut mieux éviter de tricher car votre dossier peut être audité et dans ce cas l'accés à l'examen peut vous être refusé !

phase 1 - Bien lire le PMBOK en Français et en Anglais - Prévoir environ 10 h à 15 h

Sauf si vous êtes parfaitement fluent en Anglais, lisez une 1ere fois la version en Français, puis les 2 premières partie de la version Anglais (avec près de vous la traduction frnaçaise) : "The Project Managemennt Framework + "THe Standard for Project Management of a project"

phase 2 - La préparation proprement dite - 60 h à 100 h

Je conseille l'acquisition des 2 ouvrages suivants, disponibles sur www.amazon.com :
- PMP Exam Prep , Rita Mulcahy (5th edition)
- Préparing for the Project Management Professional Certification Exam, Newel (Third Edition)

Dans un 1er temps lire le livre de Newel : ce livre est une excellente introduction à la terminologie du PMI et est illustré de nombreux exemple de la vie réelle. Il dépasse d'ailleurs le cadre strict de la préparation à l'examen et peut être utile à ceux et celle qui veulent simplement améliorer leurs connaissance de la gestion de projet.
A l'issue de cette lecture combiner une relecture attentive du PMBok + le chapitre correspondent de l'ouvrage PMP Exam Prep.
Suivre alors scrupuleusement la démarche de Rita, grande prêtesse incontestée de la préparation au PMP : lecture de chaque chapître, "jeux", réflexions puis tests (QCM types)... C'est un peu laborieux mais efficace.


phase 3 - les révisions - 20 h à 30 h

Je suggère d'acquérir l'ouvrage PMP Exam Practice Test and Study Guide de J. Leroy Ward (6th edition)et alterner les tests de cette ouvrage et les tests de l'ouvrage de Newel mentionné ci-dessus.
Refaire au moins 2 fois chaque session de tests.
Enfin pour finir, refaire tous les tests du livre de Rita en vous donnant comme objectif un score moyen supérieur à 80 %.
Si c'est le cas vous pouvez vous inscrire pour l'examen ...

phase 4 - Inscription à l'examen

Sous réserve d'avoir obtenu la lettre d'éligibilité du PMI, contacter selon la procédure indiquée par le PMI le centre Prometric le plus proche de chez vous. Attention: n'attendez pas trop car le délai pour fixer une date est souvent supérieur à un mois !

phase 5 - Le jour J !

Après une bonne nuit de sommeil, rendez vous au centre le plus proche de votre domicile. Celui de Paris/région parisienne est à la Défense. n'oubliez pas votre convocation, vos papiers d'identité, une calculette... et soyez à l'heure.
A l'issue du test, vous obtiendrez immédiatement les résultats "passed" ou "failed".
BONNE CHANCE ....